Dataskyddsbeskrivning

Uppdaterad 23.5.2026

I denna dataskyddsbeskrivning berättar vi hur Smartbutlers Oy behandlar personuppgifter på sin webbplats, i samband med kontaktförfrågningar samt i kund- och marknadskommunikation. Beskrivningen grundar sig på EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och Finlands dataskyddslag 1050/2018.

Personuppgiftsansvarig

Smartbutlers Oy
FO-nummer: 2539517-6
Porthansgatan 3, 20500 Åbo, Finland
E-post: service@smartbutlers.com

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet. Uppgifterna kan till exempel omfatta namn, företagets namn, befattning, e-postadress, telefonnummer, meddelandets innehåll samt uppgifter som personen själv lämnar i samband med en kontaktförfrågan eller kundrelation.

I samband med användning av webbplatsen kan tekniska uppgifter behandlas, såsom IP-adress, webbläsar- och enhetsuppgifter, användningsdata för webbplatsen samt uppgifter som uppstår genom cookies och motsvarande tekniker. Cookies beskrivs närmare i en separat cookiepolicy.

För vilka ändamål används personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

att svara på kontaktförfrågningar och sköta kommunikationen
att upprätthålla kund- och partnerrelationer
att förbereda och genomföra offerter, uppdrag och avtal
att utveckla tjänster, kvalitetssäkring och kundservice
marknadskommunikation och information om våra tjänster
att säkerställa webbplatsens funktion, säkerhet och användbarhet
att analysera webbplatsens besökarantal och användning
att fullgöra lagstadgade skyldigheter samt fastställa, framställa eller försvara rättsliga anspråk

Rättsliga grunder för behandlingen

Beroende på situationen grundar sig behandlingen av personuppgifter på en eller flera av följande rättsliga grunder:

Avtal eller åtgärder före avtal: när vi behandlar uppgifter för att förbereda en offert, genomföra ett uppdrag eller sköta en kundrelation.
Berättigat intresse: när vi svarar på kontaktförfrågningar, upprätthåller kund- och partnerrelationer, utvecklar våra tjänster, skyddar webbplatsen eller kommunicerar om våra tjänster till företagskunder och andra yrkesmässiga kontakter.
Samtycke: när behandlingen grundar sig på ett separat lämnat samtycke, till exempel för icke-nödvändiga cookies eller vissa marknadsföringsåtgärder.
Lagstadgad skyldighet: när behandlingen är nödvändig för bokföring, myndighetsskyldigheter eller annan lagstadgad skyldighet.

Uppgiftskällor

Vi får personuppgifter i första hand från personen själv, till exempel via kontaktformulär, e-post, telefonsamtal, möten och kund- eller partnerrelationer. Vi kan också få uppgifter från företags webbplatser, offentliga företagsregister, yrkesmässiga profiler i sociala medier och andra offentliga källor när det är ändamålsenligt med tanke på behandlingens syfte.

Mottagare och personuppgiftsbiträden

Vi säljer inte personuppgifter till utomstående. Vi kan lämna ut eller ge tillgång till personuppgifter endast i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs i denna beskrivning.

Personuppgifter kan behandlas för vår räkning av till exempel tjänsteleverantörer som deltar i underhållet av webbplatsen, servern och WordPress-miljön, leverantörer av e-post- och kommunikationstjänster, analys- och cookiehanteringstjänster, säkerhetskopierings- och informationssäkerhetstjänster samt tjänsteleverantörer som anknyter till bokföring, fakturering eller lagstadgade skyldigheter.

Överföringar av uppgifter utanför EU eller EES

Vi strävar efter att använda tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter inom EU eller EES. Om personuppgifter överförs utanför EU eller EES säkerställer vi att överföringen har en överföringsgrund enligt dataskyddsförordningen, såsom Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, standardavtalsklausuler eller annan tillämplig skyddsåtgärd.

Lagringstider

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna beskrivning eller enligt vad lagstiftningen kräver.

Uppgifter som gäller kontaktförfrågningar lagras i regel så länge behandlingen av förfrågan och tillhörande fortsatt kommunikation kräver.
Om en kontaktförfrågan leder till en kund-, offert- eller partnerrelation kan uppgifter lagras under relationens varaktighet och därefter så länge det är nödvändigt till exempel med tanke på bokföring, avtalsansvar eller rättsliga anspråk.
Uppgifter som gäller marknadsföring lagras så länge personen har en relevant koppling till Smartbutlers eller tills personen motsätter sig marknadsföring eller återkallar sitt eventuella samtycke.
Tekniska logg- och säkerhetsuppgifter om webbplatsen lagras endast under den tid som är nödvändig för att säkerställa webbplatsens funktion och säkerhet.

Den registrerades rättigheter

Enligt tillämplig lagstiftning har den registrerade rätt att:

få information om behandlingen av sina personuppgifter
få tillgång till personuppgifter som gäller honom eller henne
begära rättelse av felaktiga eller bristfälliga uppgifter
begära radering av uppgifter
begära begränsning av behandlingen
motsätta sig behandling av personuppgifter när behandlingen grundar sig på berättigat intresse
motsätta sig direktmarknadsföring när som helst
återkalla samtycke om behandlingen grundar sig på samtycke
få de uppgifter som personen själv har lämnat i ett strukturerat och maskinläsbart format, om rätten till dataportabilitet är tillämplig på behandlingen

Begäranden om utövande av rättigheter kan skickas per e-post till service@smartbutlers.com eller skriftligen till Smartbutlers Oy, Porthansgatan 3, 20500 Åbo, Finland. Vi kan vid behov begära ytterligare uppgifter för att verifiera identiteten.

Om den registrerade anser att personuppgifter behandlas i strid med dataskyddsregleringen har han eller hon rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är tillsynsmyndigheten dataombudsmannens byrå: tietosuoja.fi.

Att lämna personuppgifter

Att skicka ett kontaktformulär eller annat meddelande är inte ett lagstadgat krav. Vi behöver dock tillräckliga kontaktuppgifter och meddelandets innehåll för att kunna svara på kontaktförfrågan eller sköta det begärda ärendet.

Cookies och analys

Webbplatsen använder cookies och motsvarande tekniker för webbplatsens tekniska funktion, informationssäkerhet, användarupplevelse och analys av besökarantal. Användningen av icke-nödvändiga cookies grundar sig på samtycke om tillämplig lagstiftning kräver det.

Webbplatsen använder Complianz för cookiehantering. Närmare information om cookies, deras användningsändamål, giltighetstider och hantering av samtycke ges i den separata cookiepolicyn och cookiebannern.

Informationssäkerhet

Vi skyddar personuppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder. Tillgången till personuppgifter är begränsad till personer och tjänsteleverantörer som behöver behandla uppgifterna för sina uppgifter. Vi använder lämpliga åtkomsträttigheter, sekretessförpliktelser, säkerhetskopiering och andra säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter.

Ändringar i denna beskrivning

Vi kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning om behandlingen av personuppgifter, våra tjänster eller lagstiftningen ändras. Den aktuella versionen finns tillgänglig på denna sida.