Tietosuojaseloste
Päivitetty 23.5.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Smartbutlers Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan, yhteydenottojen yhteydessä sekä asiakas- ja markkinointiviestinnässä. Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679 ja Suomen tietosuojalakiin 1050/2018.
Rekisterinpitäjä
Smartbutlers Oy
Y-tunnus: 2539517-6
Porthaninkatu 3, 20500 Turku
Sähköposti: service@smartbutlers.com
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tiedot voivat sisältää esimerkiksi nimen, yrityksen nimen, tehtävänimikkeen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, viestin sisällön sekä tiedot, jotka henkilö itse antaa yhteydenoton tai asiakassuhteen yhteydessä.
Verkkosivuston käytöstä voidaan käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, selain- ja laitetietoja, sivuston käyttötietoja sekä evästeiden ja vastaavien tekniikoiden kautta syntyviä tietoja. Evästeistä kerrotaan tarkemmin erillisessä evästekäytännössä.
Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- yhteydenottoihin vastaaminen ja viestinnän hoitaminen
- asiakas- ja kumppanuussuhteiden ylläpito
- tarjousten, toimeksiantojen ja sopimusten valmistelu ja toteuttaminen
- palveluiden kehittäminen, laadunvarmistus ja asiakaspalvelu
- markkinointiviestintä ja palveluista kertominen
- verkkosivuston toiminnan, turvallisuuden ja käytettävyyden varmistaminen
- verkkosivuston kävijämäärien ja käytön analysointi
- lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen
Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista oikeusperusteista:
- Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet: kun käsittelemme tietoja tarjouksen, toimeksiannon tai asiakassuhteen hoitamiseksi.
- Oikeutettu etu: kun vastaamme yhteydenottoihin, ylläpidämme asiakas- ja kumppanuussuhteita, kehitämme palveluitamme, suojaamme sivustoa tai viestimme palveluistamme yritysasiakkaille ja muille ammatillisille kontakteille.
- Suostumus: kun käsittely perustuu erikseen annettuun suostumukseen, esimerkiksi ei-välttämättömien evästeiden tai tiettyjen markkinointitoimenpiteiden osalta.
- Lakisääteinen velvoite: kun käsittely on tarpeen kirjanpitoon, viranomaisvelvoitteisiin tai muuhun lakiin perustuvaan velvollisuuteen liittyen.
Tietolähteet
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään esimerkiksi yhteydenottolomakkeiden, sähköpostin, puheluiden, tapaamisten ja asiakas- tai kumppanuussuhteen kautta. Voimme saada tietoja myös yritysten verkkosivuilta, julkisista yritysrekistereistä, sosiaalisen median ammatillisista profiileista ja muista julkisista lähteistä silloin, kun se on käsittelyn tarkoituksen kannalta asianmukaista.
Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Emme myy henkilötietoja ulkopuolisille. Voimme luovuttaa tai antaa pääsyn henkilötietoihin vain siinä määrin kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voivat käsitellä puolestamme esimerkiksi verkkosivuston, palvelimen ja WordPress-ympäristön ylläpitoon osallistuvat palveluntarjoajat, sähköposti- ja viestintäpalveluiden tarjoajat, analytiikka- ja evästehallintapalvelut, varmuuskopiointi- ja tietoturvapalvelut sekä kirjanpitoon, laskutukseen tai lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvät palveluntarjoajat.
Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:n tai ETA:n alueella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen siirtoperuste, kuten Euroopan komission riittävyyspäätös, vakiosopimuslausekkeet tai muu soveltuva suojatoimi.
Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
- Yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin kauan kuin yhteydenoton käsittely ja siihen liittyvä jatkoviestintä edellyttävät.
- Jos yhteydenotto johtaa asiakas-, tarjous- tai kumppanuussuhteeseen, tietoja voidaan säilyttää suhteen hoitamisen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi kirjanpidon, sopimusvastuiden tai oikeusvaateiden vuoksi.
- Markkinointiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on asiallinen yhteys Smartbutlersiin tai kunnes henkilö vastustaa markkinointia tai peruuttaa mahdollisen suostumuksensa.
- Verkkosivuston teknisiä loki- ja tietoturvatietoja säilytetään vain tarpeellisen ajan sivuston toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää tietojen poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
- vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
- peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
- saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos oikeus tietojen siirtämiseen soveltuu kyseiseen käsittelyyn
Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen service@smartbutlers.com tai kirjallisesti osoitteeseen Smartbutlers Oy, Porthaninkatu 3, 20500 Turku. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasääntelyn vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja.fi.
Henkilötietojen antaminen
Yhteydenottolomakkeen tai muun viestin lähettäminen ei ole lakisääteinen vaatimus. Tarvitsemme kuitenkin riittävät yhteystiedot ja viestin sisällön, jotta voimme vastata yhteydenottoon tai hoitaa pyydetyn asian.
Evästeet ja analytiikka
Sivustolla käytetään evästeitä ja vastaavia tekniikoita sivuston teknisen toiminnan, tietoturvan, käyttökokemuksen ja kävijämäärien analysoinnin vuoksi. Ei-välttämättömien evästeiden käyttö perustuu suostumukseen, jos sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää.
Sivustolla käytetään Complianz-evästehallintaa. Evästeiden tarkemmat tiedot, käyttötarkoitukset, voimassaoloajat ja suostumuksen hallinta esitetään erillisessä evästekäytännössä ja evästebannerissa.
Tietoturva
Suojaamme henkilötietoja teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille ja palveluntarjoajille, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käsitellä tietoja. Käytämme asianmukaisia käyttöoikeuksia, salassapitovelvoitteita, varmuuskopiointia ja muita tietoturvatoimia henkilötietojen suojaamiseksi.
Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio on saatavilla tällä sivulla.