Räätälöity tilausportaali helpottaa 78 Importin ja asiakkaiden arkea

Smartbutlers suunnitteli ja toteutti 78 Importille selainpohjaisen tilausportaalin, jossa asiakasyritysten eri toimipisteet voivat tilata tuotteita omista valikoimistaan. Ratkaisu yhdistää tilaamisen ja tilausten hallinnan yhteen järjestelmään sekä tarjoaa 78 Importin asiakkaille helppokäyttöisen tilauskanavan.

78 Import tarjoaa yritysasiakkaille työ- ja brändivaatteita sekä liikelahjoja ja promotuotteita. Yritys edustaa lukuisia eri tuotemerkkejä mm. Portwest, J.Lindeberg, Titleist, Craft ja Helly Hansen.

Lähtötilanne: säännölliset tilaukset useista toimipisteistä

78 Import halusi tarjota joustavan tilauskanavan yritysasiakkaille, jotka tilaavat säännöllisesti työvaatteita useisiin toimipisteisiin. Ratkaisun tuli mahdollistaa asiakaskohtaiset tuotevalikoimat, tilaaminen eri toimipisteisiin sekä käyttäjien tilausoikeuksien hallinta. Lisäksi tilausten tuli tallentua selkeästi jatkokäsittelyä varten.

Ratkaisu: selainpohjainen tilausportaali

Smartbutlers toteutti 78 Importin toimintamalliin mukautetun portaalin, jossa käyttäjä voi:

• kirjautua sisään ja nähdä oman yrityksensä tai toimipisteensä tuotevalikoiman

• valita tilattavat tuotteet, koot, värit ja määrät

• valita toimipisteen ja tarkistaa tilaustiedot

• lähettää tilauksen 78 Importin käsiteltäväksi.

Portaalin visuaalinen ilme rakennettiin 78 Importin olemassa olevan yritysilmeen pohjalta.

”Halusin järjestelmän, jossa asiakaskohtaisten mallistojen kokoaminen tuhansien tuotteiden valikoimasta olisi nopeaa. Aiemmin koostin asiakkaille katalogeja leikkaamalla ja liittämällä tuotekuvia ja tietoja PowerPointiin. Nyt saan tehtyä edustavan valikoimaesittelyn nopeasti, joten tilausportaali toimii samalla näppäränä työkaluna tarjousten koostamiseen.”

Kristian Kallio, toimitusjohtaja, 78 Import

Tuotteet, käyttäjät ja tilaukset yhdessä hallintanäkymässä

78 Importin hallintanäkymässä voidaan ylläpitää asiakasympäristöjä, käyttäjiä ja tuotteita sekä käsitellä saapuneita tilauksia. Asiakaskohtaiset valikoimat ja käyttöoikeudet mahdollistavat eri asiakasyritysten palvelemisen saman järjestelmän kautta.

”Halusin tarjota myös asiakkailleni mahdollisuuden tehdä tilauksia eri henkilöiden toimesta eri toimipisteisiin. Jos asiakkaalla on useita toimipisteitä, joissa jokaisessa on hieman erilaiset työvaatetarpeet ja joissa on eri työntekijä tilaajana, on tämän kokonaisuuden hallinta on uuden järjestelmän avulla helppoa”, 78 Importin toimitusjohtaja Kristian Kallio kertoo.

Testiversiosta käyttöönottoon

Projekti käynnistettiin käymällä yhdessä läpi tilausprosessi, käyttäjäroolit ja järjestelmän keskeiset tarpeet. Niiden pohjalta Smartbutlers rakensi testiversion, jonka avulla ratkaisun toimivuutta voitiin arvioida käytännössä.

Osana toteutusta järjestelmään tuotiin valmiiksi valikoima useimmin tilattuja tuotteita. Jatkossa tuotteita voidaan lisätä manuaalisesti. Tuotetietojen tuontia voidaan myöhemmin automatisoida tavarantoimittajien järjestelmiin toteutettavilla integraatioilla.

Testiversio käytiin läpi asiakkaan kanssa, ja portaali viimeisteltiin saadun palautteen perusteella käyttöönottoa varten.

Lopputulos

78 Import sai räätälöidyn tilausjärjestelmän, joka nopeuttaa asiakaskohtaisten valikoimien koostamista ja tarjoaa asiakkaille helpon tavan tilata työvaatteita. Tilaukset tallentuvat samaan järjestelmään 78 Importin jatkokäsittelyä varten.

Samalla syntyi pohja palvelun jatkokehitykselle. Portaalia voidaan myöhemmin täydentää esimerkiksi raportoinnilla ja  järjestelmäintegraatioilla.