Tarjouskonfiguraattoria kannattaa harkita, kun tarjouksen oikeellisuus alkaa riippua siitä, kuka sen tekee ja mitä tiedostoja hän käyttää. Useat myyjät, jaetut taulukot ja käsin kopioitavat tiedot kasvattavat tarvetta hallita hinnat ja tuotevalintojen säännöt yhteisesti. Vakavaa tarjousvirhettä ei tarvitse odottaa ennen vaihtoehtojen selvittämistä.
Excel voi riittää rajattuun ja yksinkertaiseen tarjoustehtävään. Arvioinnissa ratkaisevat kuitenkin laskennan lisäksi käyttäjät, tiedon siirtäminen ja se, kuka osaa ylläpitää työkalua myös sen rakentajan jälkeen.
Merkit, joihin kannattaa tarttua
Tarjous kootaan useasta paikasta
Hinnat voivat olla yhdessä taulukossa, tekniset rajoitteet toisessa ja lisävarusteiden saatavuus sähköpostissa. Myyjä etsii, kopioi ja tarkistaa tietoja tarjousta varten. Käsin siirtäessä voi jäädä käyttämättä uusi hinta tai siirtyä väärä tuotetieto.
Käy läpi muutama tuore tarjous ja merkitse, missä kohdissa myyjä haki tietoa tai syötti sen uudelleen. Näistä kohdista saat lähtökohdan uuden työkalun vaatimuksille.
Tuotevalinnat tarvitsevat saman asiantuntijan tarkistuksen
Jos yhteensopivuussäännöt ovat yhden tuotepäällikön muistissa, myyjä joutuu kysymään häneltä myös toistuvista valinnoista. Esimerkiksi koneen tehoversio voi rajata siihen sopivia lisälaitteita tai ohjauspaketteja. Uusi myyjä tai jälleenmyyjä ei välttämättä tunne näitä riippuvuuksia.
Erottele säännöt, jotka voi kuvata ja testata järjestelmään, niistä poikkeuksista, joihin tarvitaan asiantuntijan päätös.
Useat käyttäjät tarvitsevat samat hinnat ja säännöt
Taulukon jakaminen tuo mukaan kysymyksiä, joita yhden ihmisen laskentatyökalussa ei tarvitse ratkaista samalla tavalla. Kuka käyttää uusinta versiota? Voiko hintasolun tai kaavan muuttaa vahingossa? Miten uusi myyjä tietää, mitkä valinnat sopivat yhteen?
Kun tarjouksia tekevät useat myyjät tai jälleenmyyjät, selvitä näiden riskien hallinta ennen kuin hinnasto tai toimintatapa ehtii eriytyä käyttäjien välillä.
Työkalun ylläpito on yhden tekijän varassa
Pitkälle kehitetty Excel voi toimia rakentajansa käsissä erinomaisesti. Hänen lähdettyään kukaan ei välttämättä osaa päivittää laskentaa tai tarkistaa sen oikeellisuutta. Monimutkainen taulukko voi silloin sitoa yrityksen vanhaan hinnoitteluun tai tehdä muutoksista epävarmoja.
Arvioi, pystyykö toinen henkilö muuttamaan hintaa, lisäämään tuotevaihtoehdon ja tarkistamaan lopputuloksen dokumentaation avulla. Sama vaatimus koskee konfiguraattoria: ohjelmisto tarvitsee dokumentoidut säännöt, testit ja selvän ylläpitovastuun.
Samat tiedot syötetään seuraavaan järjestelmään
Tarjouksen valmistuminen ei päätä työtä, jos myyjä kirjoittaa asiakas-, tuote- ja hintatiedot uudelleen CRM:ään, toiminnanohjaukseen tai laskutukseen. Jokainen käsin tehtävä siirto lisää tarkistettavaa.
Listaa, mitä tietoa tarvitaan missäkin järjestelmässä ja missä vaiheessa. Näin integraatiotarvetta voi arvioida osana tarjousprosessia.
Milloin Excel vielä riittää?
Excelin jatkokäyttö sopii parhaiten kapeaan tehtävään, jossa laskenta on yksinkertaista, käyttäjiä vähän ja ylläpito dokumentoitu. Tuotevaihtoehtojen riippuvuuksia on vähän, voimassa oleva versio on selvä ja toinen henkilö pystyy tarkistamaan laskennan.
Tällaisessa rajauksessa pohjan selkeyttäminen, kaavojen suojaaminen ja sovittu päivityskäytäntö voivat riittää. Pelkkä yhteinen tiedosto ei kuitenkaan ratkaise monen käyttäjän tarjousprosessin riskejä.
Kun työkalua jaetaan laajemmin, valinnat vaikuttavat hintaan tai toimitukseen ja inhimillisen virheen riski kasvaa, konfiguraattoria kannattaa arvioida. Kaikkien merkkien ei tarvitse toteutua. Jo yhden virheen mahdollinen seuraus tai riippuvuus ainoasta osaajasta voi olla riittävä syy selvittää vaihtoehdot.
Mepun esimerkki: useita tarpeita samassa hankkeessa
Smartbutlersin Mepu-asiakaskuvauksessa lähtökohtina olivat monimutkaiset tuotekokonaisuudet, osittain Exceliin perustuva tarjousprosessi ja kansainvälinen jälleenmyyjäverkosto. Ratkaisuksi Smartbutlers rakensi verkkopohjaisen konfiguraattorin, joka ohjaa käyttäjää vaiheittain yhteensopiviin valintoihin ja havainnollistaa kokonaisuutta interaktiivisella 3D-mallilla. Kehitys eteni prototyyppien kautta.
Kuvauksen mukaan tarjousten tekeminen nopeutui, virheet vähenivät ja uusien jälleenmyyjien perehdyttäminen helpottui. Kuvaus on laadullinen, joten oman hankkeen hyötyä kannattaa arvioida omista tarjouksista.
Lue Mepun tarjouskonfiguraattorin kuvaus ja vertaa lähtötilannetta omaan tarjousprosessiisi.
Näin arvioit seuraavan askeleen
- Kuvaa nykyinen työ. Kerää tavallisia tarjouksia ja hankalia poikkeuksia. Kirjaa, kuka etsii tiedot, tekee tarkistukset ja korjaa virheet.
- Rajaa ensimmäinen kokeilu. Valitse tuotekokonaisuus, jolla voi testata olennaiset valintasäännöt, hinnoittelun ja tarjouksen muodostamisen. Jos säännöt tai vastuut ovat epäselvät, niiden selvittäminen kuuluu hankkeen alkuun.
- Sovi ylläpidosta. Nimeä tuotetietojen, hintojen ja yhteensopivuussääntöjen vastuuhenkilöt. Selvitä, miten toinen henkilö voi jatkaa ylläpitoa ja miten muutokset testataan.
- Testaa oikeilla tarjouksilla. Pelkkä esittelyversio ei osoita sopivuutta. Vertaa tulosta tunnettuihin hintoihin ja hyväksyttyihin valintoihin. Mukaan tarvitaan myös ristiriitaisia valintoja ja erillistä hyväksyntää vaativia poikkeuksia.
- Vertaa hyötyä kokonaiskustannukseen. Pyydä erittely toteutuksesta, tiedon valmistelusta, integraatioista, koulutuksesta ja ylläpidosta. Vertaa, kuinka paljon tarkistus- ja korjauskierroksia nykyinen tapa vaatii ja ketkä niihin osallistuvat.
Käy läpi oma tarjousprosessisi
Ota ensimmäiseen keskusteluun mukaan pari tuoretta tarjousta, hankalin poikkeustapaus ja lista järjestelmistä, joihin tieto pitää viedä. Niiden avulla voi arvioida, riittääkö tarkasti rajatun laskentatehtävän parantaminen vai kannattaako aloittaa rajatusta konfiguraattorista.
Smartbutlers toteuttaa tarjouskonfiguraattoreita, tuotetiedon hallintaa ja järjestelmäintegraatioita. Varaa maksuton ja sitoumukseton tapaaminen, jossa käydään läpi nykytilanne ja tavoitteet ja ehdotetaan ensimmäinen askel.
