Miten asiantuntijatiimissä mukaudutaan etätyöskentelyyn poikkeuksellisessa tilanteessa?

Maailmaa ravisuttava koronaviruspandemia pakottaa jokaisen uusien tilanteiden eteen. Pientenkin muutoksen tekeminen arjessa on vaikeaa jo ihan normaalioloissakin, sillä ihminen pystyy viemään onnistuneesti 1-3 muutosta läpi kerrallaan. Olemme nyt melkoisen haasteen edessä yhtäkkisessä ja poikkeuksellisessa tilanteessa, kun meiltä kaikilta vaaditaan monen asian muutosta kertarysäyksellä, eivätkä kaikki muutokset ole edes meidän itsemme ohjaamia. Mutta voimme kuitenkin vaikuttaa merkittävästi siihen, miten suhtaudumme näihin muutoksiin.

Arjessa koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilan muutokset vaikuttavat monella eri tasolla. Tämä kirjoitus käsittelee asiaa asiantuntijatyötä tekevän etätyöarkea, kun samaan aikaan kotona on kouluikäisiä lapsia. Lähtötilanne on hyvä, sillä etätyöskentely on tuttua, siihen on sopivat välineet ja kotona on kaikki tietoliikenneyhteydet kunnossa.

Muutokset tiimin johtamisen näkökulmasta

Jokaisen yritystoiminnan kannalta on oleellista huolehtia kassavirrasta. Ja sen varmistamiseksi keskitytään ensisijaisesti saattamaan loppuun kaikki keskeneräiset projektit, ennen uusien aloittamista. Tämä voisi olla jatkossakin hyvä tapa toimia, koska joudumme tehostamaan tekemistä.

Viikkopalaverin sijasta pidämme tiimin kanssa joka aamu lyhyen Teams-palaverin:

  • Jokainen palastelee projekteihin liittyvät tehtävät mahdollisimman pieniin osiin Teamsiin
  • Käymme läpi kunkin päivän tärkeimmät tehtävät jokaisen työpäivän aamuna.
  • Lisäksi keskustelemme siitä, kuka tarvitsee kenenkin apua.
  • Oleellista on keskustella myös eri projektien priorisoinnista. Avoin keskustelukulttuuri auttaa tässä.
  • Seuraavana päivänä käymme lyhyesti läpi mitä saimme edellisenä päivänä aikaan.

Koska emme ole enää samalla tavalla toistemme tavoitettavissa toimistolla, käytämme Teamsin chattia työpäivän aikana sähköpostiviestittelyn sijasta asioiden kommentointiin. Emojien käyttö tekee viestinnästä astetta omannäköisempää.

Top 3 tärkeintä asiaa etätyötä tehdessä:

  • Muista juoda riittävästi vettä. Pöydällä oleva vesilasi on hyvä muistutus siitä. Toimistolla on voinut muotoitua omat rutiinit, jotka ovatkin nyt katkolla, kun jokapäiväisenä työskentelypaikkana on oma koti.
  • Aivot tarvitsevat laadukasta ravintoa, muista syödä tasaisesti päivän aikana. Toki, kun kotona on samaan aikaan lapsia, tästä on luontevaa pitää kiinni, kun huolehtii samalla lasten ruokarytmistä.
  • Tauota työtä ja jaloittele välillä. Muutama kyykky ja hartioiden pyöräytys sekä vartalon eteentaivutus varpaita kohti kurkottaen laittavat veren kiertämään.

Top 3 etätyöskentelyn ansaa:

  • Pysy suunnitellussa tehtävälistassa, vaikka ajatus harhailisi toisiin helpompiin/nopeampiin/houkuttelevampiin tehtäviin.
  • Napostelu saattaa houkuttaa, koska kaikki herkkujemmat ja oma jääkaappi on liian helposti tavoitettavissa.
  • Vaikka Teamsin chat on hyvä, niin niihinkään ei voi joka hetki välittömästi reagoida, jos on vaikkapa asiakkaan kanssa puhelimessa. Note to self: muista puhua odotuksista chattiin vastaamisessa tiimin kanssa seuraavassa aamupalaverissa.

Miten asiantuntijan etätyöpäivä sujuu kouluikäisten kanssa?

Normaali etätyöpäivä sujuu omassa rauhassa lasten saapuessa kotiin vasta myöhemmin iltapäivällä. Poikkeustilanteessa keskeytysten määrä myös kotona on suurempi, kun siellä onkin kaikki perheenjäsenet kotona. Wilmasta putkahtaa tärkeitä lapsen kouluarkeen liittyviä viestejä, puhelin soi, molemmilla vanhemmilla on omat videokokoukset meneillään, ja lapsi kaipaa apua Google Meet -tilaan kirjautumisen kanssa ja toinen ei tiedä mitä seuraavaksi tekisi.

  • Sovimme lasten kanssa etukäteen, että päivärytmi pidetään samana kuin koulupäivänkin aikana. Tämä koskee myös välitunteja. Lapset lähtevät välitunnille haukkaamaan raitista ilmaa ja purkamaan energiaa. Ja täytyy myöntää, olisi varmasti tehnyt hyvää lähteä välituntivalvojaksi mukaan. Taidanpa liittyä jollekin ”välitunnille” huomenna lasten kanssa.
  • Jaloittelu omien työtehtävien välillä tarkoittaa omalla kohdallani piipahtamista lasten luokse ja koulutyön etenemisen varmistamista.
  • Harvalla lienee jokaiselle perheenjäsenelle optimaalisesti varustettu työhuone, joka takaisi häiriöttömän keskittymisen, joten työrauhan varmistamisesta jokaiselle pitää yhteisesti sopia. Ja kun on lapsista kyse, siinä riittää vielä harjoiteltavaa.

Eiköhän uudenlaiset rutiinit ole 13.4.2020 mennessä muovautuneet ja jokainen on oppinut uutta niin itsestään kuin erilaisista toimintamalleista.

P.S. Langaton headset, kännykkä ja myös kannettava kannattaa laittaa illalla lataukseen, jotta ne ovat iskussa seuraavan päivän rupeamaan.

#koronavirus #poikkeustila #etätyö #asiantuntijatyö